Conformité au RGPD

Données structurées

Les données personnelles résident dans des bases de données. Les exemples sont MySQL, Microsoft SQL, Oracle et PostgreSQL. Ces données peuvent être accessibles via JDBC ou API.

Données non structurées ou semi-structurées

Données personnelles en format texte dans des fichiers binaires, des fichiers textes, au sein d'images ou photographies, également dans des documents numérisés, imprimés et manuscrits. Elles peuvent être stockées dans un serveur de fichiers local, sur un serveur de messagerie ou dans un stockage SaaS tel que Microsoft OneDrive, Dropbox, Google Drive Amazon S3, Microsoft SharePoint, etc. Elles sont accessibles principalement en utilisant des protocoles standards tels que SMB, FTP, WEBDAV. Pour la solution SaaS, des connecteurs Cloud respectifs seront utilisés.

Les caractéristiques des données personnelles doivent être modélisées afin qu'elles soient utiliser pour leurs découvertes au sein de l'IT d’une entreprise. Des solutions, comme Primeur Data Privacy, fournissent plusieurs modèles préconfigurés, et personnalisables, pour comparer et rechercher les données personnelles. Selon les structures des données, il est parfois nécessaire d'avoir à créer totalement son propre modèle adapté.

Les champs et tableaux des bases de données, les textes saisis ou manuscrits dans des PDF, des images et photographies; des capacités OCR pour les contenus des documents, des feuilles de calcul et des codes source sont recherchés et comparés avec les modèles de données, ceci afin d’identifier les données personnelles réparties dans l'organisation.

Dès que les données sont découvertes, elles sont classées en fonction de leurs natures et de leurs emplacements de stockage.

Cartographie interactive

Toutes les entités liées aux données personnelles doivent être visualisées sous forme de carte interactive. Les relations entre les données permettent d'obtenir des vues globales ou spécifiques d’une entité. Ceci permet de modéliser la structure organisationnelle, les partenaires externes, les utilisateurs et les sites.

Cartographie dynamique

WARNING !

• Registre de Traitement des Données Personnelles
  Records Of Processing Activities – ROP

  Il s'agit d'un inventaire permettant de recenser la liste du traitement des données ou des campagnes d'utilisation des données personnelles.  Il permet d'avoir une vue d'ensemble de ce que vous faites avec les données personnelles concernées. Il est obligatoire conformément à l'article 30 du RGPD. Il doit être mis à jour régulièrement.

  Des solutions telles que Primeur Data Privacy fournissent un modèle personnalisé qui permet d'avoir des enregistrements des activités de traitements toujours à jour.

  

  ROP listé dans PRIMEUR Data Privacy®

• Lister les sous-traitants
  Data Processors

  Le responsable du traitement (Data Controller) détermine la finalité et les moyens du traitement des données personnelles. Cela peut être une personne morale, une entreprise ou un organisme qui décide pourquoi et comment les données personnelles devraient être traitées. 

  Le « sous-traitant » (Data Processors) est le prestataire qui traite les données personnelles pour le compte du « Responsable du traitement ». Il est important d'enregistrer la liste des sous-traitants, leurs responsabilités, leurs actions et leurs obligations de rendre compte des traitements de données.

• Fixer la période de rétention des données
  Data Retention Policies

  Cela permet de designer quelles données personnelles doivent être stockées ou archivées, dans quel endroit et pendant combien de temps exactement. Au-delà de cette période, elles peuvent être supprimées ou déplacées en tant qu'historiques vers un stockage secondaire ou tertiaire.

• Masquer les données
  Data Masking

  C’est l'occultation des champs et valeurs, en particulier pour des données sensibles. Obtention avec caractères sans valeur et sans rapport aux données originales.

  Cela permet d’anonymiser les données en facilitant leurs traitements tout en préservant leurs confidentialités. Il est nécessaire de créer des algorithmes de masquage flexibles afin de répondre parfaitement aux exigences spécifiques.

Dès lors que le système est mis en place, il est important de le maintenir et de le gérer.

• Gestion des consentements

  Permet d'organiser le consentement de la personne concernée et de gérer efficacement le cycle de vie. Les solutions comme Primeur Data Privacy est compatible avec les plateformes de gestion des consentements les plus populaires.

• Gestion des droits des personnes concernées Data subject Rights Management

  Il est impératif d'identifier les données personnelles, des personnes concernées (Data subjects), dispersées dans l'ensemble de l'organisation. Il est impératif de répondre aux demandes de modification ou suppression dans les délais impartis. La RGPD protège les personnes concernées en proposant plusieurs droits d’accès, dont la modification ou la suppression des données personnelles.

• Gestion des violations de données
  Data Breach Management

  Les violations de données, si elles se produisent, doivent être enregistrées et suivies dans leurs cycles de vie jusqu'à ce qu'elles soient totalement « résolues ». Les violations de données doivent être immédiatement identifiables sur des cartes interactives.